OBJETIVO:
Establecer los parámetros
generales para la elaboración, identificación, revisión, aprobación,
divulgación, actualización y retiro de obsoletos, de los documentos del Sistema
de Gestión Integrado.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la
generación y control de todos los documentos relacionados con el Sistema de
Gestión Integrado, así como para los documentos externos que requieren control
de su distribución.
REQUISITOS:
ISO 9001:2008 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 4.4.4, 4.4.5,
4.5.4
ISO 14001:2004 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.4.4, 4.4.5,
4.5.4
OHSAS 18001:2007 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.4
Guía RUC ®: 2.1
GTC-ISO/TR 10031:2002 Documento de referencia
actividades:
P/H/V/A
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ACTIVIDAD
|
RESPONSABLE
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REGISTRO
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||||
P
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Cuando
surja la necesidad de cambio en los documentos existentes, anulación o la
solicitud de un nuevo documento, se hace a través de comunicación escrita.
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Usuario
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Correo Electrónico
|
||||
P
|
La
documentación en FUREL S.A se clasifica de la siguiente manera
Nivel 1. Estrategia Organizacional,
describe el marco de toda la documentación del sistema de gestión integrado
de la empresa.
Nivel 2. Manual de gestión integrado, que
describe nuestro SGI, perfila las autoridades, las interrelaciones, los
deberes del personal responsable del SGI, los procedimientos y/o referencias
de todas las actividades que conforman el Sistema de Gestión de Integrado y
objetivos organizacionales.
Nivel 3. Caracterización de los procesos,
que describe detalladamente cada procesos define sus entradas y salidas y
todas las partes interesadas
Nivel 4. Procedimientos y programas, necesarios para una
eficaz planificación, operación y control de nuestros procesos
Nivel 5. Formatos y Registros, requeridos por
la norma y los necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos y
el manejo eficaz de nuestro SGI
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Coordinador de gestión ambiental y calidad
|
NA
|
||||
P
|
Identificar
los documentos externos que apliquen a la organización. A través de Consulta
de las páginas Web, documentos de licitaciones o enviados por los clientes.
Para todo lo relacionado con requisitos legales se aplicara el PROCEDIMIENTO
DE REQUISITOS LEGALES.
Estos
documentos se incluirán en el listado de documentos externos según la
siguiente clasificación:
1) Criterios
de los coordinadores del SGI
2) Documento
de consulta continua durante más de un año
3) Documento
que afecte la calidad de los servicios
Se
definen los siguientes parámetros:
identificación (si aplica), nombre del documento, entidad que lo
emite, la frecuencia para verificar la vigencia del documentos, proceso que
lo utiliza y lugar de archivo
|
Coordinador de gestión ambiental y calidad
|
FGMA-07 LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
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||||
P
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Documentar
las actividades de los procesos por medio de la Descripción de cada uno. Los
siguientes son los códigos para describir cada uno de estos:
1-DE_DIRECCIONAMIENTO_ESTRATEGICO
2-GL-LICITACIONES
3-GP-PROYECTOS
4-MA-MEJORA_Y_AMBIENTE
5-GJ-JURIDICA
6-CL-COMPRAS_LOGISTICA
7-TI_TECNOLOGIAS_INFORMACION
8-GD-DOCUMENTAL
9-AF-ADMINISTRACION_Y_FINANCIERA
10-GTH-TALENTO_HUMANO
11-SST-SEGURIDAD_Y_SALUD
Los
formatos están identificados así: se antepone la letra F seguido por el
código del proceso más consecutivo.
Para
la codificación de documentos no modificables, es decir de Consulta: Se
antepone la letra D seguido por el código del proceso.
Caracterización
de procesos, Manuales, Matrices, Procedimientos, Programas, Estándar de
Seguridad, Planes de Emergencia y Planes de Contingencias.
Para
cada uno de ellos existe una estructura con el fin de lograr uniformidad en
los documentos. Todos los documentos en general tienen lo siguiente:
Tamaño
letter 8.5” x 11”
Margen:
Estrecho
Borde
de página: Azul, ancho 1 ½ pto, sin arte.
ENCABEZADO
(Documentos y Formatos)
Insertar
un encabezado con una tabla de 3 columnas y 3 filas, al lado derecho logo de
FUREL S.A, combinar las tres filas de la primera columna, donde se incluirá
el nombre del documento o formato, posteriormente en la segunda columna,
primera fila incluir el código, en la segunda fila versión y la tercera vigencia,
en la tercera columna se combinan las tres filas y se agrega el logo
transparente de la compañía
Para
los documentos se agrega Marca de agua con el símbolo que acompaña el logo de
FUREL, “solo el símbolo”, además incluir una tabla con la siguiente
información en el pie de página:
Elaboró:
persona que hizo el documento
Revisó:
persona que examinó el documento
con atención y cuidado para corregir los errores
Aprobó:
persona con autoridad para admitir un documento dentro del sistema de gestión
Los
documentos y formatos siempre empiezan en versión 1.
El
código depende del orden de creación del documento respecto a la fecha a la
que llego al SGI.
Los
documentos que se envíen al cliente o se graben en CD para el personal
tendrán la marca de agua, copia no controlada en la parte inferior izquierda.
|
Líderes
de Proyectos
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CARACTERIZACIÓN DE CADA UNO DE LOS PROCESOS
|
||||
P
|
Definir
controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y
protección de los registros y la disposición de estos.
ARCHIVO DE REGISTROS
Los distintos registros resultantes de las actividades
son mantenidos en archivo por los responsables designados.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva
la del mantenimiento y cuidado de los archivos, por lo tanto, cada proceso
tiene registros asociados los cuales son almacenados en una carpeta asignada
para ello, debidamente identificada. El responsable de archivar cada tipo de
registro establece las condiciones que minimicen el riesgo de pérdida o
deterioro por accidentes, condiciones ambientales, entre otros, por lo tanto
se cuenta con archivadores o estantes apropiados para garantizar la
integridad física y la conservación de la información consignada en los
registros. A esto se le conoce como archivo de gestión.
Cualquier
archivo, ya sea en papel o magnético, lleva externamente una indicación relativa
al tipo de registro que contiene.
GENERALIDADES APLICABLES A LOS REGISTROS
Legibilidad: Los formatos podrán
ser llenados a mano o en computadora y deben contener la información de
manera clara y de fácil comprensión y lectura, sin tachaduras.
Disposición Final: Una vez culminado el tiempo de retención de los registros, el
responsable de su resguardo podrá destruirlos o resguardarlos en medio físico
o digital debidamente identificado.
|
Coordinador de gestión ambiental y calidad
|
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
FGMA-08 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL PROYECTO
|
||||
H
|
Establecer
criterios para el control de los registros en el sistema de gestión y en los
proyectos
Los
documentos y registros en las obras y proyectos se definen en el Plan de
Gestión Integrado y se controlan a través del Listado maestro de documentos y
registros del proyecto.
|
Líderes
de procesos / Profesionales de proyectos
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FGP-01 PLAN DE GESTIÓN INTEGRADO
CUADRO DE
CLASIFICACIÓN
FGMA-08 INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL PROYECTO
|
||||
H
|
Diligenciar
y actualizar el CUADRO DE CLASIFICACIÓN del Sistema de Gestión Integrado y de
documentos externos; cada que se presente una actualización o que un
documento pase a ser obsoleto Los documentos externos se recepcionan y se
controlan con la fecha de publicación o de recibido. Para el control de las
caracterizaciones y otros documentos no modificables, se publican en carpeta
de sólo lectura y en formato PDF, solo el Coordinador SGI tiene acceso a la
modificación de estos documentos. Y es el responsable de mantener la
documentación publicada actualizada.
|
Coordinador
de gestión ambiental y calidad
|
FGA-22 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
FGA-23 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
FGA-24 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
|
||||
H
|
Los
contenidos de los documentos serán los siguientes:
Caracterización
de proceso:
·
Objetivo, alcance (Donde inicia, ¿Qué hace?, donde
termina), líder del proceso, Entradas, proveedores, Ciclo P-H-V-A, salidas y
partes interesadas, Indicadores del proceso, Requisitos, recursos, procedimientos,
comunicaciones (que, cuando, quien, como, a quien), registros, riesgos y
controles.
Matriz:
·
Referenciar el tema que se quiere tratar.
Procedimientos:
·
Objetivo, alcance, requisitos, Actividades desarrolladas
en una tabla especificando Ciclo P-H-V-A, descripción, responsable de
ejecutarla y registro que debe quedar, seguimiento y medición, anexos.
Programas:
·
imagen representativa del programa, Objetivos, metas
cuantificables, introducción, requisitos, responsables y autoridades,
acciones y medios (ciclo PHVA), Plazos, Recursos, cronograma de actividades,
seguimiento y medición, registros.
Procedimiento
de seguridad y o ambiental:
·
Objetivo, alcance, requisitos, actividades, seguimiento y
medición, anexos
Planes
de Emergencia:
·
Plan estratégico, Alcance, ubicación geográfica,
Identificación y evaluación de riesgos e impactos y escenarios de emergencia,
Estructura organizacional para atender la emergencia incluyendo funciones y
responsabilidades, Programa para la realización de simulacros, Listado de
medios de protección o controles disponibles en las instalaciones para la
mitigación de los riesgos, Plan operativo con procedimientos normalizados
para el control de emergencias, establecimiento del MEDEVAC, bases y
mecanismos para el control de emergencias, Notificación alerta y alarma,
Mecanismos de evaluación de la emergencia, equipos mínimos para atender la
emergencia, Convenios o acuerdos para atender la emergencia, Recurso humano
entrenado para la atención de la emergencia, Difusión del plan, Centro de
coordinación de operaciones, sistema para informar a los medios de
comunicación, criterios para determinar la finalización de la emergencia,
Plan de contingencias alineado con el de la empresa contratante, Simulacros
y/o prácticas de emergencia , plan de acción para derrames. Plan informático:
Entidades de apoyo y socorro, conformación de la brigada, mapas planos o
dibujos, equipos para la atención de emergencias, base de datos de
proveedores y contratistas. Mecanismos para validar la mejora de la eficacia,
Plan de continuidad del negocio, Planes de contingencia: Consideraciones
generales a tener en cuenta para cada suceso. Para los formatos solo se debe
cumplir con los requerimientos del encabezado.
·
Formatos: Encabezado, fecha de realización y responsable.
Lo demás dependerá del contexto del formato
|
Usuario
|
N/A
|
||||
H
|
Cuando
se requiera un cambio se debe presentar el borrador al Coordinación de
gestión ambiental y calidad
|
usuario
|
Borrador del documento
|
||||
H
|
Revisar
el borrador del documento para identificar que la estructura que se ajuste a
las necesidades del usuario y a la estrategia Organizacional de la empresa,
de lo contrario se informa al usuario las razones para no aprobarlo. Si el
documento cumple con los requerimientos y es conveniente y aplicable a la
organización se procede a su aprobación. Estos documentos se almacenaran en
una carpeta digital en el computador del coordinador de gestión ambiental y
calidad marcada con el nombre PRUEBA
|
usuario
|
Borrador del documento
|
||||
H
|
Citar
a comité de gestión del cambio, revisar el borrador del documento para
identificar que la estructura que se ajuste a las necesidades del usuario y a
la estrategia Organizacional de la empresa, de lo contrario se informa al
usuario las razones para no aprobarlo. Si el documento cumple con los
requerimientos y es conveniente y aplicable a la organización se procede a
aprobación.
|
Coordinador de gestión ambiental y Calidad
|
FGMA-09
ACTAS
DE REUNIONES
|
||||
V
|
Enviar
la documentación a la Directora de Gestión y Jurídica y se considera aprobado
un documento a partir de la fecha de publicación o vigencia.
Los
documentos aprobados son archivados en AZ en orden cronológico.
Los
desechados serán guardados por Coordinación de gestión ambiental y calidad
escribiendo la causa del porque no se aprobó
|
Director de gestión y jurídica
|
Borrador
con firma de aprobación
|
||||
H
|
Ajustar
el documento, se asigna un código en caso de que sea nuevo, si se hizo
cambios en el documento se incrementa el número de versión y registra la
naturaleza del cambio en el listado maestro de documentos. De igual forma, si
el documento cambia de proceso o hace parte de un nuevo proceso, este debe
reiniciar a su versión 1.
Documentos
o Formatos Obsoletos: Solamente la Coordinación de gestión ambiental y
calidad tiene acceso a la carpeta de obsoletos.
Cada
vez que se elimine o modifique un documento o formato, se archivara en la
carpeta de obsoletos del área al que pertenece, en el nombre del archivo se
incluirá la Versión que fue derogada (solo se tienen datos a partir de 2010).
Al
interior del documento se insertará una marca de agua con la palabra obsoleto
en letra roja y transversal al documento. Con el fin de evitar su uso.
Desde
el sistema de gestión no se recogerán las copias impresas, solo se garantiza
la publicación de los documentos, los usuarios son responsables de consultar
la carpeta del sistema de gestión para el uso de documentación y formatos
actualizados.
A
los documentos que se encuentren en los servidores externos de la compañía,
se les colocara una marca COPIA NO CONTROLADA, debido a que el SGI no se
puede hacer responsable de la documentación que se sea descargada de estos
sitios.
|
Coordinación
de gestión ambiental y calidad
|
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
|
||||
H
|
Publicar
los documentos del SGI, en el servidor y en la nube y los documentos impresos
originales (firma de aprobados) se conserva en un folder. Hacer entrega de
documentos a través de correos electrónicos y comités de áreas, aplica para
los documentos digitales y físicos.
Para
la distribución de documentos del SGI a partes interesadas (clientes,
proveedores, comunidad, etc.) se hace entrega del documento Físico o
magnético en su versión actualizada y se deja registro en Distribución de
documentos a externos.
Para
la distribución de documentación en General Oficios, comunicados, pólizas,
contratos, etc. se hace a través del área de Gestión documental, se debe
relacionar la documentación a enviar en una carta debidamente radicada
internamente, el cliente firmara recibido y se archiva. La documentación
enviada queda relacionada en la plantilla control de mensajería interna y
externa
|
Coordinación
de gestión ambiental y calidad
|
Registros de correos electrónicos y actas de reunión
FGMA-10 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Control de mensajería interna y externa
|
||||
H
|
Publicar
los documentos del SGI, en el servidor y en la nube y los documentos impresos
originales (firma de aprobados) se conserva en un folder. Hacer entrega de
documentos a través de correos electrónicos y comités de áreas, aplica para
los documentos digitales y físicos.
Para
la distribución de documentos del SGI a partes interesadas (clientes,
proveedores, comunidad, etc.) se hace entrega del documento Físico o
magnético en su versión actualizada y se deja registro en el formato de distribución
de documentos.
Para
la distribución de documentación en General Oficios, comunicados, pólizas,
contratos, etc. se hace a través del área de Gestión documental, se debe
relacionar la documentación a enviar en una carta debidamente radicada
internamente, el cliente firmara recibido y se archiva. La documentación
enviada queda relacionada en la plantilla control de mensajería interna y
externa.
|
Coordinador
(a) SGI
|
Registros de correos electrónicos y actas de reunión
FGMA-10 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Control de mensajería interna y externa
|
||||
V
|
Mantener
el control de cambios con las versiones y vigencias de los documentos y
formatos establecidos en el CUADRO DE CLASIFICACIÓN, tener registros de los
cambios realizados en las últimas 4 versiones para todos los documentos y
formatos.
Verificar
que los documentos y formatos utilizados en los proyectos tengan la misma
versión a la definida en el Listado Maestro de Documentos
|
Coordinador de gestión ambiental y Calidad
|
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
|
||||
V
|
Verificar
que los documentos y formatos utilizados en los proyectos tengan la misma
versión a la definida en el cuadro de clasificación
|
Coordinador de gestión ambiental y Calidad
Profesional de Proyectos
|
CUADRO
DE CLASIFICACIÓN
|
||||
V
|
Se
implementa el documento y se hace seguimiento a la aplicabilidad del mismo
(los documentos deben permanecer vigentes en cuanto a su conveniencia,
adecuación y eficacia), en caso de ser necesario un cambio regresar a la
primer actividad de este procedimiento. Los documentos externos son revisados
según su vigencia de publicación y en caso de un cambio o nueva versión se
adquieren los documentos actualizados a través de las entidades
correspondientes de su edición. La metodología de actualización se hace por
medio de consulta de páginas web y la comunicación en comités
|
Líder de proceso
|
N/A
|
||||
H
|
Controlar
el archivo inactivo, asignando un consecutivo, lugar de almacenamiento y
fecha, dejando registro en el formato de Archivo Inactivo
|
Coordinador de Gestión documental
|
N/A
|
||||
V
|
Verificar
que los registros se encuentren legibles, plenamente identificados y
diligenciados en su totalidad y retroalimentar al personal en la manera
apropiada para el diligenciamiento de estos
|
Equipo del SGI
|
Revisiones mensuales del SGI en proyectos
|
||||
A
|
Revisar
y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
siguiendo los pasos descritos anteriormente en este procedimiento
|
Coordinador de gestión ambiental y Calidad
|
N/A
|
||||
A
|
DOCUMENTOS
O FORMATOS OBSOLETOS
Solamente
el coordinador de gestión ambiental y Calidad tiene acceso a la carpeta de
obsoletos.
Cada
vez que se elimine o modifique un documento o formato, se archivara en la
carpeta de obsoletos del área al que pertenece, en el nombre del archivo se
incluirá la Versión que fue derogada (solo se tienen datos a partir de 2010).
Al
interior del documento se insertará una marca de agua con la palabra obsoleto
en letra roja y transversal al documento. Con el fin de evitar su uso.
Desde
el sistema de gestión no se recogerán las copias impresas, solo se garantiza
la publicación de los documentos, los usuarios son responsables de consultar
la carpeta del sistema de gestión para el uso de documentación y formatos
actualizados.
|
Coordinador de gestión ambiental y Calidad
|
Carpeta de documentos Obsoletos
|
||||
A
|
Realizar
copias de seguridad al SGI, guardado en el servidor.
|
Coordinador de gestión ambiental y Calidad
|
Servidor
|
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:
Para el seguimiento de este
procedimiento se implementara el comité de gestión del cambio, quien revisara
la documentación antes de ser entregada a la dirección de gestión y jurídica
para su aprobación.
Los coordinadores del SGI harán
revisiones y auditorias para verificar el cumplimiento en los procesos,
proyectos, obras y actividades.
No se asocian indicadores a este
procedimiento.
RIESGOS Y OPORTUNIDADES
RIESGOS
|
CONTROLES
|
Pérdida de la información
|
Realizar Backup semanal a
la información
|
Trabajar con formatos
desactualizados
|
Mantener en la nube la
información actualizada
|
OPORTUNIDADES
|
OBSERVACIÓN
|
Software para manejo
documental
|
ANEXOS:
FGMA-07 LISTADO
DE DOCUMENTOS EXTERNOS
FGMA-08 INFORMACIÓN
DOCUMENTADA DEL PROYECTO
FGMA-09 ACTAS DE
REUNIONES
FGMA-10 LISTA DE DISTRIBUCIÓN
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